Programa de Gestión Documental 2020

PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 1 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 1 PORTADA A) HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 17-09-2014 En Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012 y Decreto 2578 de 2012. 2 29-12-2020 En Cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública Nacional, el Decreto 1080 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura y sus decretos reglamentarios. B) REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO REVISÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Piedad Restrepo Jaramillo Nombre: Luz Stella Restrepo Henao Comité de Gestión y Desempeño Institucional Cargo: Coordinadora Grupo de Archivo y Correspondencia Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera Acta. No. 05 Fecha: 14/12/2020 Fecha: 23/12/2020 Fecha: 29/12/2020 ELABORÓ REVISÓ REVISÓ Nombre: Beatriz Helena Alecina Alvarez Nombre: Luis Enrique Cortes Callejas Nombre: Francisco Álvaro Ramírez Rivera Cargo: Contratista – Grupo de Archivo y Correspondencia Cargo: Profesional Especializado URO Cargo: Director General Fecha: 14/12/2020 Fecha: 22/12/2020 Fecha: 24/12/2020 PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 2 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 2 REVISÓ Nombre: Oscar Alexander Herrera Isaza Cargo: Asesor Sistemas de Gestión Fecha: 23/12/2020 C) LISTA DE DISTRIBUCIÓN N° CARGO – OFICINA 1 Director General 2 Jefe Oficina Asesora De Planeación y Sistemas 3 Jefe Oficina Asesora Jurídica 4 Subdirector (a) de Prestaciones Económicas 5 Subdirector (a) Administrativa y Financiera 6 Asesor (a) Control Interno 7 Coordinador (a) Grupo Administrativo y Gestión Judicial 8 Profesional Unidad de Riesgo Operativo 9 Coordinador (a) Grupo de Reconocimiento y Liquidación de P.E. 10 Coordinador (a) Grupo de Trabajo de Afiliación Aportes e Historia Laboral 11 Grupo de Trabajo de Atención al Usuario 12 Coordinador (a) Grupo Talento Humano 13 Coordinador (a) Grupo de Bienes y Servicios 14 Coordinador (a) Grupo de Gestión Contable 15 Coordinador (a) Gestión Financiera 16 Coordinador (a) Grupo de Tesorería 17 Coordinador (a) Grupo Interno de Trabajo de Archivo y Correspondencia 18 Coordinador (a) Equipo de Trabajo de Cartera Institucional 19 Coordinador (a) Gestión de Almacén 20 Asesor (a) Sistemas de Gestión PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 3 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 3 FONDO DE PREVISION SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA – FONPRECON- Establecimiento Público Adscrito al Ministerio de Salud y Protección Social PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 2 GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 2020 PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 4 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 4 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 6 1. ALCANCE ....................................................................................................................... 7 2. OBJETIVO GENERAL.................................................................................................... 7 2.1 Objetivos específicos ......................................................................................................... 7 3. PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO EL PGD ............................................................ 8 3.1 Sujetos Responsables ........................................................................................................ 8 4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD. ....................................... 11 4.1 Requerimientos Normativos.............................................................................................. 12 4.2 Requerimientos Económicos ............................................................................................ 16 4.3 Requerimientos Administrativos ........................................................................................ 16 4.4 Requerimientos Tecnológicos ........................................................................................... 17 4.5 Requerimientos para Gestión del Cambio ......................................................................... 17 5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........ 18 5.1 Planeación Estratégica ..................................................................................................... 18 5.2 Planeación Documental.................................................................................................... 19 5.3 Producción ...................................................................................................................... 20 5.4 Gestión y Tramite ............................................................................................................. 22 5.5 Organización ................................................................................................................... 24 5.6 Transferencia ................................................................................................................... 25 5.7 Disposición Final .............................................................................................................. 27 5.8 Preservación A Largo Plazo ............................................................................................. 31 5.9 Valoración ....................................................................................................................... 33 6. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD ................................................................. 35 6.1 Fase De Elaboración ........................................................................................................ 35 6.2 Fase De Ejecución Y Puesta En Marcha ........................................................................... 37 6.3 Fase De Seguimiento ....................................................................................................... 37 6.4 Fase De Mejora ............................................................................................................... 38 6.5 Fase De Publicación ........................................................................................................ 38 PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 5 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 5 7. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 38 7.1 Programa Específico de Formas y Formularios ................................................................. 39 7.2 Programa Específico de Documentos Vitales o Esenciales ................................................ 45 7.3 Programa Específico de Gestión de Documentos Electrónicos .......................................... 48 7.4 Programa Específico de Archivos Descentralizados .......................................................... 50 7.5 Programa Específico De Capacitación .............................................................................. 57 7.6 Programa Específico de Auditoria y Control ...................................................................... 62 8. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD ......... 67 9. IDENTIFICACION DE RIESGOS EN EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL ........... 67 GLOSARIO .................................................................................................................................. 69 PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 6 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 6 INTRODUCCIÓN La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, en su título V: Gestión de Documentos artículo 21, establece - Programa de gestión Documental: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, contemplando el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. De otra parte, el Decreto 2609 de 2012, Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado. El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – FONPRECON, dará cumpliendo con los lineamientos para la gestión documental, estableciendo procesos de planeación, producción documental, gestión y trámite, organización de documentos, transferencias, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, mediante el presente Programa de Gestión Documental – PGD. Teniendo en cuenta la necesidad de preservar la memoria institucional a partir del buen manejo, gestión, producción y conservación de los documentos que se reciben y producen en el Fondo, que permitan asegurar la información según lo establece los lineamientos normativos los cuales deben ser contemplados desde el origen hasta la disposición final. El PGD de FONPRECON se articulara con el Plan Estratégico, siendo uno de los instrumentos archivísticos, que permiten definir procedimientos y parámetros para lograr una acertada administración y gestión de los documentos durante cada etapa del ciclo vital, contribuyendo a garantizar la integridad, disponibilidad, usabilidad y fiabilidad de la información como básica para la preservación de la memoria institucional de FONPRECON, adicionalmente convirtiéndose en soporte para la continuidad de la operatividad de las actividades y funciones de la Entidad, todo este trabajo siempre a disposición del servicio al ciudadano. Por todo lo anterior y en vista de la obligación que no solo como entidad enfocada en Gestión de Calidad, sino además por el compromiso con la eficiencia que forma parte de la cultura organizacional, El Fondo De Previsión Social Del Congreso De La República - FONPRECON elabora su Programa de Gestión Documental, el cual se encuentra estructurado por políticas, procedimientos y programas específicos, que buscan optimizar los procesos documentales que se realizan en la entidad, con el fin de ofrecer servicios documentales enfocados en las necesidades del servicio y alineados a sus objetivos estratégicos, para mejorar la operatividad tanto en las áreas misionales como administrativas, garantizando así, un impacto positivo en los indicadores de la entidad. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 7 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 7 1. ALCANCE El Programa de Gestión Documental – PGD es el componente archivístico que sirve para la implementación de la política de gestión documental en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – FONPRECON, el cual tendrá una vigencia del 2020 al 2023, de tal forma que se planificarán los procesos, la organización de la información durante todo el ciclo vital lo cual facilitará su consulta, conservación y preservación. El PGD se debe aplicar a toda la información que se genere por cada una de las oficinas productoras de la Entidad en acatamiento de sus funciones; deberá ser cumplido por todos los servidores públicos y contratistas de FONPRECON. Su elaboración va de la mano con el resultado del diagnóstico integral de archivo que consolida las necesidades y situación actual en materia de gestión documental del Fondo. 2. OBJETIVO GENERAL El objetivo general de este documento es definir un instrumento archivístico que permita realizar el desarrollo de actividades administrativas y técnicas que faciliten a la entidad planeación, manejo y organización documental adecuada desde su origen hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación dentro de EL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA - FONPRECON. 2.1 Objetivos específicos  Planear las estrategias e implementar el PGD en FONPRECON.  Consolidar la gestión documental en concordancia con la normatividad vigente y la planeación estratégica de la entidad para una correcta administración documental.  Incorporar en la entidad buenas prácticas de gestión de información con el fin de optimizar los procedimientos de Gestión Documental.  Garantizar la recuperación y disposición de la información de la entidad, como garantía de su continuación de negocio y la conservación de la memoria institucional. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 8 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 8 3. PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO EL PGD El público al cual está dirigido se denomina en el presente documento como usuarios internos y externos a saber: Usuarios Externos – Afiliados, pensionados, beneficiarios, exfuncionarios, entes de control o de inspección y ciudadanos que en general deseen y requiera conocer la información no confidencial que produce la entidad, para facilitar el acceso a la información y conocer del cumplimiento y funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la Entidad. Usuarios Internos – Servidores de la entidad de cada una de las oficinas productoras, en cualquiera de los niveles jerárquicos; adicionalmente debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones Las oficinas productoras dentro de sus funciones deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye (clasificación – ordenación – descripción) selección y expurgo, control, distribución, almacenaje, recuperación, protección por su carácter confidencial, difusión y conservación de la documentación. 3.1 Sujetos Responsables Con base al artículo 16 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), el responsable de garantizar la implementación y de hacer seguimiento al PGD es la Subdirección Administrativa y Financiera, a través del Grupo de Archivo y Correspondencia o quién haga sus veces; en quienes recae las funciones en materia de Archivo, Correspondencia y Gestión Documental. No obstante, lo anterior la gestión documental se encuentra enmarcada dentro de la Quinta Dimensión del MIPG conocida como “Información y Comunicación” por lo que debe desarrollarse en interacción con todas las Políticas de Gestión y Desempeño, al considerarse una dimensión transversal en MIPG, razón por la cual se deben definir responsables en cada una de las etapas que se desarrollaran el PGD y cada una de las fases del ciclo de vida documental, por lo tanto se deben asumir responsabilidades, las cuales se definen a continuación. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 9 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 9 Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. (Acuerdo 027 de 2006) Archivo General de la Nación. AREA RESPONSABLE RESPONSABILIDADES DIRECCION GENERAL Expedir los actos administrativos necesarios para desarrollar la Gestión Documental en el Fondo de Previsión Social del Congreso de la Republica – FONPRECON. SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Dirigir la ejecución de los programas, proyectos y actividades relacionadas con los asuntos de la gestión documental. La Subdirección Financiera y Administrativa es la oficina que a nivel directivo tiene a su cargo la función archivística y la representación institucional ante el Archivo General de la Nación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 10 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 10 COMITÉ DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL Aprobar las políticas, planes, programas, procedimientos y participar en la toma de decisiones en aspectos relativos a la función archivística y la gestión documental de la Entidad. COORDINACIÓN DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Apoyar a la Subdirección Administrativa y Financiera en el diseño, aplicación, coordinación y seguimiento a las actividades y políticas archivísticas de conformidad con las disposiciones legales vigentes, los procedimientos y lineamientos establecidos al interior de la entidad según lo dispuesto por el Archivo General de la Nación. SUBDIRRECTORES, JEFES DE OFICINA y COORDINADORES DE GRUPO Las oficinas productoras con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada deberán velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos de acuerdo con la norma archivística; el líder de cada oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia. (Acuerdo 042 de 2002.) PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 11 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 11 SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas; aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. 4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD. Para el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República - FONPRECON es prioritario actualizar su PGD, con el fin de establecer lineamientos que permitan realizar avances en materia de gestión documental que contribuyan al buen manejo de los documentos y actualizar las herramientas, la política y cada uno de los procedimientos relacionados con la creación, manejo, conservación de la información que se viene generando tanto en soporte físico como digital. El PGD cuenta con una proyección a corto mediano y largo plazo una vez sea aprobado por el Comité de Gestión y desempeño Institucional y se encuentra definido para ser implementado y ejecutado entre las vigencias 2020 a 2023 y este debe integrarse al Plan Estratégico Institucional; La implementación y Seguimiento al PGD, como se mencionó anteriormente estará a Cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera con el apoyo del Grupo de Archivo y Correspondencia o quién haga sus veces, y su cumplimiento será verificado con Control Interno. El Programa de Gestión Documental será publicado en la Página Web de FONPRECON previa aprobación por parte del Comité y una vez se establezca que cumple con los siguientes requisitos: PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 12 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 12  Cumple con lo establecido en el “Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD”, publicado en el ao 2014, por el Archivo General de la Nación.  Abarca cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos con el fin de salvaguardar la memoria institucional de la entidad.  Cumple con la estructura establecida en el Decreto 2609 del 2012. 4.1 Requerimientos Normativos En primer lugar, FONPRECON, realiza la actualización del Programa de Gestión Documental en cumplimiento de las normas archivísticas establecidas en: Constitución Política de Colombia de 1991 en sus artículos 8,15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112 y 113. Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa, artículos 27 y 79 Faltas y delitos en archivos. Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13; Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1437 de 2011. Por medio de la cual se expide el código contencioso administrativo, en su capítulo IV establece la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 13 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 13 Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”. Artículos 14 y 16. Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título  de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.” Artículos 5, 8, 9, 10, 11 y 12. Decreto 2693 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”. Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1985 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Ley 1712 de 2014. “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”. Decreto 1080 de 2015. “Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” Decreto 1499 de 2017. “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.” Decreto 612 de 2018. “Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”. Decreto 2106 de 2019. "Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública" PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 14 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 14 Acuerdos del Archivo General de la Nación Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos artículo 12. Capacitación para los funcionarios de Archivo. Las Entidades tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de documentos” del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 048 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento general de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos” Acuerdo 050 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título II “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”. Acuerdo 060 de 2001 Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 15 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 15 Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo 007 de 2014 Por medio de la cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones Acuerdo 008 de 2014 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 003 de 2015 Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. Circular 02 de 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental. Circular 05 de 2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel. NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS -NTC NTC-ISO 9001:2015: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Numeral 7.5 Información Documentada. NTC-ISO 14001:2015: SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL. Numeral 7.5 Información Documentada. NTC-ISO 15489:2016: INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE DOCUMENTOS. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 16 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 16 4.2 Requerimientos Económicos FONPRECON, para la ejecución de las actividades descritas en el PGD asignará recursos presupuestales de funcionamiento y para la vigencia de 2021 se tiene establecido presupuesto de Inversión, con lo cual se garantizaría el cumplimiento del programa a largo plazo. De igual manera se analiza la reducción de costos derivados de la custodia de documentos una vez se realicen los procesos de eliminación de acuerdo con lo establecidos en las TRD y TVD. 4.3 Requerimientos Administrativos El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – FONPRECON, para dar cumplimiento a cada uno de los procesos de la gestión documental con sus respectivas actividades establece como primer requisito administrativo la conformación de un equipo de trabajo el cual estará conformado por personal de las siguientes oficinas. Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Planeación y Sistemas (Gestión de Calidad) Asesor de Control Interno Grupo Interno de Trabajo de Archivo y Correspondencia La Subdirección Financiera y Administrativa es la oficina que a nivel directivo tiene a su cargo la función archivística y la representación institucional ante el Archivo General de la Nación, de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000. El Grupo Interno de trabajo de Archivo y Correspondencia es la dependencia líder y responsable del seguimiento a la implementación de las actividades establecidas en el PGD; y como resultado de su labor diaria se garantizarán la recepción de documentos, direccionamiento y envío de correspondencia, elaboración de inventarios documentales, elaboración y aplicación de tablas de retención documental, transferencias primarias y secundarias. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 17 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 17 La Oficina Asesora de Planeación y Sistemas apoyará de forma permanente como soporte en los temas relacionados a tecnológica y aportará sus conocimientos de acuerdo con los lineamientos TIC. En los Planes Institucionales de Capacitación de FONPRECON, se incluirán los temas relacionados con la administración de archivos y la gestión documental necesarios para capacitar a todos los servidores de la entidad, como a los responsables de la organización de los archivos de gestión y central. 4.4 Requerimientos Tecnológicos FONPRECON proporcionará y mantendrá la infraestructura tecnológica necesaria para apoyar la implementación del PGD de conformidad con todos los requerimientos descritos, con especial atención a las necesidades del Grupo Interno de Trabajo de Archivo y Correspondencia como responsable de la Gestión Documental y la Administración de los Archivos, entre los cuales se incluyen:  Equipos de cómputo actualizados con mayor capacidad de procesamiento y almacenamiento, con clave de acceso a los Sistemas de Información tales como: El gestor documental (Orfeo), Mesa de ayuda para registro de incidencias.  Correo electrónico institucional.  Adicionalmente herramientas como: impresora de sticker, escáner y lectores de códigos de barras para realizar actividades de digitalización de documentos y actualización de inventarios.  Apoyar el desarrollo de los proyectos de inversión relacionados con el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA.  Mantenimiento constante a cada uno de los equipos que se encuentra asignados al Grupo de Interno de Trabajo de Archivo y Correspondencia. 4.5 Requerimientos para Gestión del Cambio La resistencia al cambio es un problema común en la vida laboral cuando las entidades generan cambios en los diferentes procesos, como una solución a este tipo de situaciones el Grupo de Archivo y Correspondencia fortalecerá la cultura de la Gestión Documental a través de jornadas de socialización y sensibilización a todos los servidores de la entidad entendiendo que la gestión documental es una actividad diaria y de responsabilidad de cada uno de los colaboradores del Fondo. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 18 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 18 Adicionalmente se debe velar por el buen uso y tratamiento de la información, promoviendo el uso de medios tecnológicos y de cada una de las herramientas archivísticas de la entidad. Por último, se deberá tener en cuenta que se trata de un deber legal y un sentido de apropiación de la entidad, para lograr el cumplimiento de los lineamientos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación, que permita ofrecer servicios de calidad asociados a nuestra misión. 5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República – FONPRECON, con el fin de desarrollar lo establecido en la Ley 594 de 2000 en su artículo 22. Procesos Archivísticos y del Decreto 1080 de 2015, establece la gestión de documentos como un concepto de Archivo Total, por tal razón debe tener en cuenta los siguientes procesos: 5.1 Planeación Estratégica Para garantizar la funcionalidad del Programa de Gestión Documental de FONPRECON, la planeación fundamentada en el diagnóstico integral de archivo se alinea a la planeación estratégica. Así entonces, se articulan los objetivos estratégicos del Programa de Gestión Documental a las políticas de gestión integral y responsabilidad de la entidad. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 19 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 19 5.2 Planeación Documental La Planeación de la Gestión Documental de FONPRECON se encuentra en las actividades necesarias para la planeación de las estrategias e instrumentos en materia de Gestión Documental, garantizando que los lineamientos planteados se encuentran acordes al Plan Institucional de Archivos – PINAR, a la Política de Gestión Documental Institucional, que orientan la gestión documental a todos los niveles de la Entidad. ALCANCE: Inicia con la aprobación de los documentos estratégicos, con el seguimiento, y culmina con el cumplimiento de estos aplicado a todas las actividades relacionadas con la gestión documental de la entidad.  El Procedimiento debe contemplar la actualización, creación y mantenimiento de instrumentos archivísticos que permitan la ejecución de actividades de Gestión Documental. •Generar compromiso y cultura de Gestión Documental•Utilizar los Sistemas de Información para administrar los documentos de forma optima e integral•Reducir el uso de papel fomentando la generación y utilización de documentos electrónicos•Contar con información fiable para satisfacer las consultas de los clientes.Satisfacción de los clientesArmonia con la Comunidad y el medio ambientePersonas Motivadas y ComprometidasInnovación PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 20 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 20  La creación y diseño de documentos debe contemplar lo establecido en el sistema de Gestión de Calidad para dicho fin. ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO PROGRAMA CON EL QUE SE RELACIONA TIPO DE REQUISITO Elaboración, seguimiento y actualización de PGD  Procedimiento de planeación estratégica de la gestión documental  Manual de Gestión Documental  Política de Seguridad e la información  Procedimiento de manejo de información  Indicadores de Gestión  Procedimiento de clasificación de archivos  Plan Institucional de archivos  Plan de implementación de instrumentos archivísticos  Programa de gestión de documentos electrónicos  Programa de normalización de formas y formularios electrónicos  Administrativo  Legal  Tecnológico  Funcional Elaboración y difusión de la Política de Gestión Documental Procesos, Procedimientos y Guías de Gestión Documental Elaboración, seguimiento y actualización de instrumentos archivísticos Plan de administración de riesgos 5.3 Producción OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias para la producción, formato, estructura y recepción de documentos de la entidad. El proceso de producción se refiere a la descripción de las diferentes tipologías documentales que produce FONPRECON, en cumplimiento de sus funciones, se deben tener en cuenta aspectos de origen, creación y modelos de documentos los cuales se ven reflejados en cada una de las oficinas productoras. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 21 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 21 La producción de la información documental tiene como objetivo que los servidores conozcan los elementos básicos para el registro de los diferentes tipos documentales, lograr la uniformidad en su elaboración, características, contenido y facilitar su identificación. En el caso de FONPRECON es importante establecer que:  Todos los documentos producidos en FONPRECON, sin importar su soporte deben cumplir con la estructura definida en el Sistema de Gestión de Calidad y respetar el uso de la imagen corporativa.  Para los documentos electrónicos solo se consideran validos aquellos que cumplan con los requisitos para vinculación al Sistema de Información. (Tablas de Control de Acceso) las cuales se implementarán una vez se desarrolle el SGDEA.  Todos los documentos que ingresen o salgan de la entidad deben pasar por la ventanilla única de correspondencia y deben ser radicados en el Sistema de Información. ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO PROGRAMA CON EL QUE SE RELACIONA TIPO DE REQUISITO Creación y recepción de documentos  Procedimiento de producción documental  Manual de Gestión Documental  Política de Seguridad de la información  Política de producción documental  Programa de gestión de documentos electrónicos  Programa de normalización de formas y formularios electrónicos  Administrativo  Tecnológico  Funcional Difusión de los documentos elaborados Aplicar mejores prácticas de manejo de información PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 22 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 22 5.4 Gestión y Tramite Las actividades necesarias para el registro, vinculación a un trámite, distribución, descripción, disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, control y seguimiento de los trámites, distribución a quien compete atender y gestionar de acuerdo con el cumplimiento de sus funciones hasta que estos queden resueltos. Para la elaboración de cada una de las actividades en los diferentes procesos de la entidad se tienen en cuenta los parámetros de la Ley 1581 de 2012 sobre protección datos personales y los lineamientos contenidos en la Ley 1712 de 2014. El proceso de gestión y tramite se encuentra documentado en el Procedimiento para la Gestión de Comunicaciones Oficiales Enviadas y Recibidas, en los cuales se establecen las siguientes actividades: ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO PROGRAMA CON EL QUE SE RELACIONA TIPO DE REQUISITO Registro y vinculación del tramite  Procedimiento de gestión y tramite  Manual de Gestión Documental  Política de Seguridad e la información  Procedimiento de manejo de información  Plan de implementación de instrumentos archivísticos  Programa de gestión de documentos electrónicos  Programa de gestión de comunicaciones oficiales.  Procedimiento de consulta y préstamo de documentos  Administrativo  Tecnológico  Funcional  Normativo Difusión de instrumentos para acceso y consulta de información Control y seguimiento de tiempos de respuesta. Seguimiento y control de comunicaciones oficiales Elaboración de tablas de control de acceso Integración del trámite al sistema e información. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 23 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 23  Recepción de documentos: Esta responsabilidad está a cargo del Grupo de Archivo y Correspondencia en donde cumple actividades relacionadas con la verificación de los documentos al momento de recibirlos, distribuirlos y envío de las comunicaciones oficiales, las cuales deben ser radicadas en el Sistema de Gestor Documental (Orfeo) adoptado por la Entidad; asignando un número consecutivo de radicado de acuerdo con el orden de recibo y envío, iniciando el primer día hábil de cada año. FONPRECON en la actualidad cuenta con cuatro canales de recepción de comunicaciones los cuales son: Ventanilla Única: en la cual se hace la recepción de las comunicaciones que se allegan a la entidad en soporte físico. Correos electrónicos: atenciónalusuario@fonprecon.gov.co facturaelectronica@fonprecon.gov.co notificacionesjudiciales@fonprecon.gov.co  Radicación de comunicaciones oficiales De acuerdo con lo establecido por el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 060 de 2001 en su artículo 5, seala que “Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados” En concordancia con lo anterior FONPRECON formalizó y estandarizo cada una de las actividades a realizar mediante el “Procedimiento para la Gestión de Comunicaciones Oficiales Enviadas y Recibidas” en donde se establecen entre otros los siguientes pasos: PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 24 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 24  El servidor que se encuentre atendiendo la ventanilla única, deberá verificar la competencia para admitir los documentos y los anexos presentados por los diferentes usuarios para en efecto proceder a su recepción y radicación.  Cuando los documentos se reciban a través del servicio de mensajería de correo, se coloca un sello de recibido en la guía y/o planilla que trae consigo el mensajero como soporte de entrega.  La radicación de las comunicaciones oficiales se realiza a través del Sistema Gestor Documental (Orfeo) de la entidad en donde se registran campos que permitan identificar el remitente, destinatario, asunto, entre otra información, una vez terminado el registro en el sistema se obtiene el sticker que es adherido a la comunicación del usuario y una copia a la comunicación que se queda en la entidad.  Las comunicaciones oficiales que lleguen a la entidad, a través de los correos electrónicos institucionales de los servidores, se deben direccionan al correo electrónico atencionalusuario@fonprecon.gov.co para asignarles el respectivo código de radicación y direccionarse a la dependencia competente. NOTA: Es caso que el Sistema Gestor Documental (Orfeo) presente algún tipo de falla, se colocará manualmente el sello de correspondencia, registrando la fecha, hora y responsable de recepción. Una vez se restablezca el sistema se procederá a la radicación de las comunicaciones dentro del mismo. 5.5 Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo de acuerdo con las Tabla de Retención Documental y describiendo la información para dar cumplimiento a disposiciones establecidas y servir como evidencia de las operaciones de la entidad. El Fondo de Previsión Social del Congreso de la Republica – FONPRECON, conoce de la importancia de unificar conceptos, fijar directrices o lineamientos para el manejo, organización y conservación de los documentos, de los archivos gestión en cada una de las oficinas productoras, del archivo central; de otra parte velar por la racionalización del gasto público con el uso adecuado de los recursos técnicos y humanos, todo con el objetico de salvaguardar la memoria institucional razón por la cual vio la necesidad de construir e implementar el “Procedimiento Organización de Archivos de Gestión” ya que desde esta etapa se debe dar un idóneo a la información que produce la entidad. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 25 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 25 De la misma manera se debe tener en cuenta para el manejo, organización y conservación de los diferentes tipos documentales empleados en los procesos, que estos deben estar en consonancia con las tablas de retención documental, las cuales deben ser aprobadas por el Comité de Gestión y Desempeño Institucional de FONPRECON y la respectiva convalidación ante el Archivo General de la Nación (AGN). 5.6 Transferencia Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. A fin de cumplir con las transferencias primarias, FONPRECON tiene establecido el “Procedimiento de Transferencias Documentales” disposiciones que describen como deben realizarse este procedimiento, a saber: ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO PROGRAMA CON EL QUE SE RELACIONA TIPO DE REQUISITO Elaborar documento para adecuación de espacio el archivo  Procedimiento de organización de archivos  Guía de conformación de expedientes  Manual de Gestión Documental  Reglamento interno de archivo  Procedimiento de manejo de información  Plan de implementación de instrumentos archivísticos  Programa de gestión de documentos electrónicos  Programa de normalización de formas y formularios electrónicos  Administrativo  Legal  Tecnológico  Funcional Elaborar las actividades técnicas para el acceso a las instalaciones. Elaboración, seguimiento y aplicación de canales de atención. Ubicación en unidades de conservación Elaboración, seguimiento y actualización de instrumentos archivísticos PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 26 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 26  Cuando los documentos cumplan el tiempo de retención en los archivos de Gestión, se deberá verificarse su valoración para establecer si deben o no ser transferidos al Archivo Central, según se estableció en la Tabla de Retención Documental (T.R.D.) de cada una de las oficinas productoras.  Una vez realizada la verificación en la respectiva TRD para realizar las transferencias primarias, se elaborará la transferencia de acuerdo con la metodología establecida en el “Procedimiento de Transferencias Documentales” y siguiendo el cronograma de cada vigencia, adicionalmente cada una de las oficinas productoras deberá presentar debidamente diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.  Cada una de las oficinas productoras deberá revisar la organización de los documentos y proceder a descartar documentos tales como: Escritos no oficiales, borradores de trabajo, borradores de proyectos, recortes de prensa, revistas y folletos, formatos y formas obsoletos, fotocopias de normas, sobres, documentos personales entre otros. ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO PROGRAMA CON EL QUE SE RELACIONA TIPO DE REQUISITO Realizar las transferencias primarias  Procedimiento de transferencias documentales  Guía de conformación de expedientes  Procedimiento de organización de archivo  Reglamento interno de archivo  Procedimiento de manejo de información  Programa de gestión de documentos electrónicos  Legal  Tecnológico  Funcional Indicar el formato y requisitos para realizar las trasferencias documentales Comprobar que se cumpla los criterios de clasificación, ordenación y descripción de archivos. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 27 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 27  Procedimiento de clasificación de archivos 5.7 Disposición Final Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. OBJETIVO: Asegurar la correcta selección, conservación y eliminación análoga, electrónica o digital de los documentos para garantizar la integridad y preservación de la información de FONPRECON. FONPRECON, utiliza y sigue los lineamientos para la elaboración de las TRD y TVD, por tal razón en la columna de procedimiento, se complementa las condiciones que se deben tener en cuenta en cada de una de las series al momento de aplicar la disposición final, previamente el proceso de valoración ha sido trabajado con cada uno de los líderes de las oficinas productoras y se ha tenido en cuenta las normas que en algunos casos marcan parámetros claras para la disposición y el tiempo de retención de las series. Por último, se definen los parámetros en los casos en los cuales se realizará reproducción a través de tecnologías y soportes, y como se realizará la eliminación cuando se han agotado los valores administrativos o no representen valor para la investigación, o la selección de algunas muestras representativas; todas estas actividades se encuentran documentadas en los siguientes procedimientos: Procedimiento para la Digitalización de Documentos código: PRO-GAC-010 PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 28 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 28 Procedimiento para la Selección de Archivos de Acuerdo con lo Establecido en la TRD código: PRO-GAC-007. Procedimiento para la Eliminación de Documentos de Archivo y Documentos de Apoyo. código: PRO-GAC-009 ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO PROGRAMA CON EL QUE SE RELACIONA TIPO DE REQUISITO Seguimiento y control para la eliminación de la documentación.  Procedimiento para la Digitalización de Documentos.  Procedimiento para la Selección de Archivos de Acuerdo con lo Establecido en la TRD Reglamento interno de archivo.  Procedimiento para la Eliminación de Documentos de Archivo y Documentos de Apoyo  Procedimiento gestión integral de residuos  Política de seguridad de la información.  Programa de gestión de documentos electrónicos  Legal  Tecnológico  Funcional Realizar el correcto aprovechamiento de los residuos. Realizar actas de aprobación de eliminación documental aprobadas por el comité de archivo. Conservación Total: FONPRECON ha dispuesto que las series de conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, de las cuales algunas están establecidas por norma o en otros casos reflejan el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 29 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 29 de la entidad, por lo cual se convierten en testimonio del cumplimiento de sus funciones de acuerdo con la misión conferida por la Ley. Así mismo, son patrimonio documental del Fondo dado que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Por tal razón al momento de aplicar las TRD o TVD, es necesario cumplir con unas actividades: ACTIVIDAD DESCRIPCION Recepción de Transferencias Documentales Se realiza a través del diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental - FUID Revisión de la organización de los documentos Se revisará la organización de los documentos de acuerdo con los procedimientos, se verificará la depuración de documentos que no corresponden a la serie de acuerdo con lo establecido en la TRD o TVD. Conservación y Preservación En este caso los archivos se ubicarán en el lugar establecido para su conservación, cumpliendo con las todas las especificaciones técnicas para tal fin. Selección documental: De acuerdo con lo establecido por FONPRECON en el Procedimiento para la Selección de Archivos CODIGO: PRO-GAC-007 y la TRD, esta actividad será supervisada y realizada por los servidores del Grupo de Archivo y Correspondencia en el archivo central, consiste básicamente en seleccionar una muestra de documentos de carácter representativos, de acuerdo con lo establecido en la TRD o TVD según sea el caso para su conservación permanente, es decir se debe guardar una muestra por año, de la serie determinada en cada una de las oficinas productoras. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 30 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 30 Por tal razón el Grupo podrá establecer la necesidad y presentar a la Subdirección Administrativa y Financiera el contratar un tercero que realice la actividad bajo su supervisión, teniendo en cuenta el volumen documental que será objeto de selección. ACTIVIDAD DESCRIPCION Aplicación de las actividades establecidas en las TRD o TVD. De acuerdo con lo establecido en el Procedimiento para la Selección de Archivos de Acuerdo con lo Establecido en la TRD CODIGO: PRO-GAC-007, se procede a realizar la selección de los documentos. Elección de la técnica que se aplicará para la conservación total y/o reproducción en otro medio. Se deberá exponer ante Comité de Gestión y Desarrollo Institucional el listado de documentos que serán sometidos a eliminación para su aprobación. Conservación y preservación de los documentos seleccionados. Una vez realizado el proceso de selección, los documentos serán organizados y dispuestos en unidades de almacenamiento adecuadas (cajas X300) y se trasladarán al lugar establecido para su conservación. Eliminación: Los servidores del Grupo de Archivo y Correspondencia verificarán que una vez se PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 31 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 31 cumplan los tiempos de retención de acuerdo con las TRD o TVD y agotados los valores primarios y secundarios de los documentos estos se puedan eliminar sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Una vez verificadas el cumplimiento de todas las condiciones se realizan las siguientes actividades: ACTIVIDA DESCRIPCION Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. De acuerdo con lo establecido en la disposición final y el procedimiento de las TRD y TVD se procede a eliminar los documentos. Presentación del informe de las series a eliminar Se presenta al Comité de Gestión y Desempeño Institucional el total de las series que serán objeto de eliminación, para su revisión y aprobación lo cual quedara registrado en la respectiva acta de Comité. Acta de eliminación. Se elaboran las actas de eliminación documental, con el visto bueno de los líderes de las oficinas productoras. Publicación página Web Una vez se tiene la aprobación del Comité, se procede a la publicación de los inventarios que serán eliminados. A la espera de observaciones, en caso de no recibir ninguna comunicación al respecto se publicará el Acta de Eliminación y los Inventarios de manera permanente. 5.8 Preservación A Largo Plazo PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 32 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 32 Para realizar la formulación de las diferentes medidas tanto preventivas o correctivas con el fin de garantizar integridad física y funcional de la información que produce la entidad, sin llegar a trastornar su contenido y garantizando la estabilidad, perdurabilidad, integridad y protección de los documentos que se reciben así mismo los que generan cada una de las oficinas productoras en cumplimiento de sus funciones, el Fondo a dispuesto y viene construyendo una serie de herramientas que garantizarán la preservación de la memoria institucional y las cuales se describen a continuación.  Política de Seguridad y Privacidad de la Información V5.  Política para el Tratamiento de Datos Personales. Para la vigencia del 2021 FONPRECON tiene aprobado un proyecto de inversión con el cual se realizará la elaboración e implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA y al igual que el Sistema de Conservación Integral. ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO PROGRAMA CON EL QUE SE RELACIONA TIPO DE REQUISITO Elaborar política de preservación de documentos  Procedimiento de conservación documental.  Manual de gestión documental  Programa de gestión de documentos electrónicos  Programa de conservación preventiva   Legal  Tecnológico  Funcional Elaborar el sistema integrado de preservación de documentos PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 33 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 33 Realizar el control y seguimiento del programa de conservación preventiva  Reglamento interno de archivo  Procedimiento de administración de copias de seguridad  Política de seguridad de la información Determinar nivel de implementación de actividades para la disposición final de documentos. 5.9 Valoración La valoración documental se define como fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. Esta actividad inicia desde la producción misma de los documentos, la valoración debe ser permanente y continua durante el ciclo de vida del documento al interior de FONPRECON. Para determinar los valores de los documentos en cada una de las fases por las que transcurre el documento, desde su origen hasta su disposición final, se tiene en cuenta la clasificación de acuerdo con los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, los valores serían los siguientes: Valores Primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales o contables. PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 34 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 34 Valores Secundarios: Cualidad adquirida por los documentos en el transcurso del tiempo y surge una vez cumplidos los valores primarios, de acuerdo con los intereses patrimoniales, históricos, científicos o cultural. De la misma manera se realiza un proceso de análisis y selección cuyo objetivo es establecer los plazos de transferencias, conservación con cada uno de los líderes de las oficinas productoras. ACTIVIDAD DESCRIPCION Elaboración de las TRD o TVD. En estas herramientas archivísticas se determinar los documentos de conservación total y su disposición final. Documentos y/o Procedimientos requeridos. a eliminar Tabla de Retención Documental Tabla de Valoración Documental Procedimiento Se presenta al Comité de Gestión y Desempeño Institucional el total de las series que serán objeto de eliminación, para su revisión y aprobación lo cual quedara registrado en la respectiva acta de Comité. Acta de eliminación. Se elaboran las actas de eliminación documental, con el visto bueno de los líderes de las oficinas productoras. Publicación página Web Una vez se tiene la aprobación del Comité, se procede a la publicación de los inventarios que serán eliminados. A la espera de observaciones, en caso de no recibir ninguna comunicación al PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 35 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 35 respecto se publicará el Acta de Eliminación y los Inventarios de manera permanente. 6. FASES DE IMPLEMENTACION DEL PGD Las fases de implementación del PGD de El Fondo De Previsión Social Del Congreso De La República - FONPRECON corresponden a las establecidas en el Decreto 1080 de 2015. Por medio del Grupo Interno de Trabajo de Archivo y Correspondencia, tiene la responsabilidad de establecer a corto, mediano y largo plazo, la implementación del Programa de Gestión Documental, determinando las fases necesarias a desarrollar, incluyéndolo dentro del Plan Estratégico Institucional el cual debe estar alineado con los objetivos estratégicos. Para el desarrollo del PGD, se establecen las siguientes fases:  Elaboración  Ejecución y puesta en marcha  Seguimiento  Mejora 6.1 Fase De Elaboración CRONOGRAMA FECHA PROGRAMADA ETAPA/ACTIVIDAD F/INICIAL F/FINAL 1.1. Socialización FASE 1. 1.1.1 Socialización de la Política y El Programa de Gestión Documental 15/01/2021 01/12/2023 1.1.2 Socialización de los Procedimientos 22/01/2021 15/12/2023 1.2. Análisis de las Actividades de la entidad FASE 2 1.2.1 Realizar Cronograma de vistas a las áreas para la 22/02/2021 22/02/2023 PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 36 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 36 verificación del proceso de Gestión Documental 1.2.2 Comunicar a las áreas el cronograma 01/03/2021 01/03/2023 1.2.3 Realizar ajustes al cronograma 02/03/2021 05/03/2023 1.2.4. Ejecutar visitas de diagnóstico a las áreas 08/03/2021 30/03/2023 1.2.5 Programar visitas de inspección depósitos de archivo 22/02/2021 22/02/2023 1.2.6 Realizar Visitas a los depósitos de archivo 08/03/2021 23/03/2023 1.2.7 Realizar análisis de los inventarios de archivo 08/03/2021 23/03/2023 1.2.8 Realizar Revisión física de los expedientes 08/03/2021 24/03/2023 1.2.9 Realizar análisis de los sistemas de información que manejan documentos electrónicos 29/03/2021 02/04/2021 1.2.10 Consolidar la información 05/04/2021 09/04/2021 1.2.11 Realizar Análisis 05/04/2021 09/04/2021 1.2.12 Elaborar Borrador del informe de diagnostico 12/04/2021 16/04/2021 1.2.13 Revisar Borrador del Informe de Diagnostico 19/04/2021 23/04/2021 1.2.14 Realizar Ajustes 10/05/2021 14/05/2021 1.2.15 Aceptar informe de diagnostico 24/05/2021 28/05/2021 2.1 Identificación de Requisitos FASE 3 2.1.1 Identificar aspectos críticos fundamentado en el diagnóstico 07/06/2021 12/06/2023 2.1.2 Establecer los requisitos de cumplimiento normativo, administrativo, 14/06/2021 19/06/2023 2.1.2.1 Establecer los requisitos Tecnológicos 21/06/2021 26/06/2023 2.1.5 Definir de Metas a Corto, Mediano y largo plazo para intervenir los aspectos críticos 28/06/2021 30/06/2023 2.2 Diseño Lógico del sistema de gestión de documentos FASE 4 PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 37 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 37 2.3.1 Diseñar Manuales, Instructivos y Flujos del Sistema de Gestión. 01/07/2021 31/12/2023 3.1 Implementación del sistema de gestión de documentos (políticas), (inicio) FASE 5 Formación y entrenamiento del personal. (# funcionarios) 01/08/2021 31/12/2023 6.2 Fase De Ejecución Y Puesta En Marcha Definir las actividades preliminares necesarias para el desarrollo del cronograma propuesto en las fases anteriores, con el fin de garantizar el desarrollo adecuado de la futura implementación del PGD. “Aplicar el conjunto de estrategias adoptadas poniendo en marcha el plan de actuación diseñado en la etapa anterior, con una alteración mínima de las actividades diarias”. Para la fase de ejecución y puesta en marcha es necesario el apoyo de las oficinas de Planeación y sistemas al igual que el Grupo de Talento Humano en actividades de sensibilización, socialización y capacitación. 6.3 Fase De Seguimiento El seguimiento del PGD se realizará sobre el cronograma de implementación, y cuenta con tres indicadores, cumplimiento, cobertura y eficacia. Para el seguimiento a estos objetivos se desarrolló una matriz en Excel que permite controlar el cumplimiento de las actividades. El detalle de los indicadores es el siguiente: NOMBRE INDICADOR META INDICADOR FRECUENCIA DE SEGUIMEINTO FRECUENCIA DE MEDICION Cumplimiento 0% (N° actividades ejecutadas en el programa / N° actividades planeadas en el programa) * 100 Semestral Anual Cobertura 0% (N de Unidades documentales Semestral Anual PROGRAMA CODIGO: PGR-GBS-001 GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN 2 Página 38 de 83 Fecha de Aprobación 29-12-2020 38